Pravidla a zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Tato pravidla a zásady ochrany a zpracování osobních údajů (dále také jen „Údaje“ a „Pravidla“) vydala společnost:

CENTRUM DOHODY, s.r.o., se sídlem a hlavní provozovnou na adrese Hradčanské náměstí 60/12, Hradčany, 118 00 Praha 1, IČ 25089391, DIČ CZ25089391, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném MS v Praze, sp.zn. C48750 (dále také jen „Společnost“), a to pro účely užití Údajů pro správu i zpracování.

Osobní údaj:

Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat.

Pravidla popisují především následující otázky:

V otázkách neuvedených v těchto Pravidlech, jejichž úprava je požadována právními předpisy, platí buď povinná a nezměnitelná ustanovení právních předpisů, nebo interní normy Společnosti (zejména s ohledem na zajištění bezpečnosti Údajů, situace ohrožení nebo porušení bezpečnosti Údajů, likvidaci Údajů apod.).

Které Údaje jsou Společností zpracovávány

S ohledem na charakter své činnosti Společnost uvádí, že Údaje jsou jí zásadně předávány a sdělovány jako zpracovateli, na základě smluv s klienty Společnosti jako správci. Společnost zpracovává Údaje pro splnění smluvního vztahu s klientem a v souladu se smlouvou s klientem, těmito Pravidly a právními předpisy. Právním základem zpracování Údajů je ten, který stanovuje správce a vždy striktně v souladu s právními předpisy (zejména smluvní vztah a naplnění povinností z něj, ochrana zájmů správce, Váš výslovný souhlas).

V případě zpracování Údajů pro klienta Společnosti dochází dle aplikovaných právních předpisů ke zpracování  Údajů na základě smlouvy mezi klientem a Společností,  kdy taková smlouva má v případě rozporu s těmito Pravidly nad Pravidly přednost.

Pokud je právním základem zpracování Údajů souhlas Údajů, jsou takové Údaje zpracovány až po výslovném souhlasu uděleném z Vaší strany. Podmínky takového souhlasu nejsou výslovně uváděny v těchto obecných Pravidlech, nicméně Společnost upozorňuje, že tento souhlas je možno odvolat v souladu s právními předpisy. Společnost jako zpracovatel údaje zpracovává po ujištění klientem (správcem), že Váš souhlas byl udělen. V případě odvolání souhlasu vůči správci Společnost Údaje přestane zpracovávat, jakmile se o odvolání souhlasu dozví, nestanoví-li právní předpis jinak.

Pokud Společnost výjimečně shromažďuje nebo zpracovává Údaje mimo vztah s klientem jako správcem, děje se tak na základě naplnění právního základu dle aplikovaných právních předpisů, zejména výslovného souhlasu subjektu Údajů. naplnění smluvních povinností, ochranu oprávněných zájmů Společnosti (kdy nad nimi nepřevažuje zájem subjektu Údajů)  a účely naplnění právních povinností včetně archivace.

Které konkrétní Údaje jsou zpracovávány je dáno smlouvou mezi klientem a Společností. Často se s ohledem na účast na školeních pro klienta jako základním produktu Společnosti jedná jen o prezenční listiny, které jsou pro doložení prezence předávány nebo kopírovány pro klienta a následně skartovány Společností.

V případě citlivých nebo jinak právem zvlášť chráněných Údajů Společnost dodržuje režim zpracování takových Údajů (zejména výběrová řízení na pozice u zaměstnavatele, posouzení assessment centrum apod.). Řízení jsou v takovém případě prováděna anonymizovaně (pod číslem nebo jinak přiděleným symbolem), zásadně přitom bezprostředně po zpracování dochází k protokolární skartaci výsledků testů a dalších kroků v rámci řízení a je tak eliminováno nebezpečí zneužití Údajů.

Aplikované právní předpisy

Ke zpracování Údajů Společnost přitom striktně postupuje a bude postupovat dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice  ES 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jen „Nařízení“) a zákona o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb., v platném znění  (resp. právního předpisu, který jej s ohledem na přímou aplikaci Nařízení v českém právu od 25.5.2018 nahradí, dále také jen „Zákon“) tak, jak jsou pro české právní subjekty včetně Společnosti závazné.

Nařízení má v případě rozporu mezi ustanoveními těchto Pravidel a kogentní (tj. neopominutelnou a povinnou) povinností stanovenou v Nařízení přednost před aplikací ustanovení těchto Pravidel. Zákon a jeho provádějící právní předpisy mají v případě rozporu mezi Pravidly a kogentním ustanovením  Zákona nebo takových provádějících právních předpisů přednost před těmito Pravidly.  Jak je uvedeno výše, smlouva má přednost před těmito Pravidly a právní předpisy přednost před smlouvou v případě rozporu.

Právní důvody zpracování Údajů Společností

Právní důvody dále také jen „právní základ“) zpracování jsou v souladu s Nařízením tyto (tak, jak je určí správce):

Právním základem zpracování Údajů je v případě Společnosti zásadně ten, který stanoví správce a Společnost jako zpracovatel pak naplňuje smluvní povinnosti vůči správci, při zachování oprávněných zájmů Subjektu údajů. Účel je pak dán konkrétním naplněním projektu dle smlouvy s klientem.

 Pokud je správcem Údajů Společnost, je právním základem zejména uzavření smluvních vztahu s Vámi, naplnění podmínek smlouvy s Vámi, Váš výslovný souhlas s poskytnutím a zpracováním Údajů pro v takovém souhlasu uvedené účely a dále ochrana oprávněných zájmů Společnosti a splnění jejích zákonných povinností, v rozsahu stanoveném právními předpisy.

Ke zpracování Údajů Společností dochází striktně pro naplnění daného Účelu. Pokud byste měli pochyby o takovém zpracování Údajů, prosím kontaktujte nás na e-mailu uvedeném v části Kontakty Pravidel a věci se budeme neprodleně věnovat, abychom ji přešetřili a případě pochybení zajistili nápravu, ať už na straně naší, nebo straně našeho klienta, pro kterého Vaše Údaje zpracováváme.

Pokud dostáváte newsletter nebo jinou komunikaci z naší strany, jste vždy oprávněni odvolat souhlas s dalším zasíláním; při zasílání nové komunikace z naší strany, pro kterou by bylo potřeba získat nový výslovný souhlas s takovým zasíláním z Vaší strany, budete ze strany Společnosti o takový souhlas požádáni. Po odvolání jakéhokoli výslovného souhlasu jako právního základu zpracování Údajů budou Vaše Údaje vyřazeny neprodleně z příslušné evidence, databáze nebo jiného zpracování.

Příjemcem Vašich Údajů získaných od Vás bude naše Společnost. Údaje nebudou zasílány do třetí země,  vyjma stavu, kdy to požaduje správce. V takovém případě musí být pro dané zaslání aplikovány správcem požadavky právních předpisů s ohledem na n zajištění ochrany Údajů a Vašich jiných práv.

Údaje získané od Vás mohou být užity pro automatizované rozhodování a profilování; takovém případě pokud to požadují právní předpisy budete požádání o souhlas s takovým automatizovaným rozhodováním a profilováním a tento budete moci za podmínek v něm uvedených a v souladu s právními předpisy odvolat.

Jak jsou Údaje zpracovávány

Některé osobní údaje, které nám sdělíte a které pouze ústně posoudíme, nejsou zaznamenány nikde a ve smyslu právních předpisů nejsou Údaji.

Ve zbytku dochází zejména k zaznamenání na papír nebo elektronicky s protokolární likvidací Údajů pro provedeném úkonu (posouzení při výběru uchazečů na pozici, assessment center), nebo k mechanickému předání klientovi (zejména prezenční listiny).

Kdo s Údaji nakládá

S Údaji nakládají zejména naši klienti jako správci Údajů, ve vztahu k nimž jste. Na straně Společnosti jde o naše zaměstnance nebo spolupracující subjekty (lektory – OSVČ) (dále naši zaměstnanci i externisté také jen „Příjemci“). Počet příjemců s e snaží Společnost  minimalizovat. Všichni Příjemci jsou povinni se seznámit s těmito Pravidly, jejich znalost stvrdit podpisem a tato Pravidla striktně aplikovat.

Vedle Pravidel jsou na Příjemce aplikovány i další interní předpisy, kdy s ohledem na ně provádí Společnosti nejméně jednou ročně školení spolupracujícím advokátem a vedením Společnosti, noví Příjemci jsou oprávněni kontaktovat advokáta Společnosti a vznést dotazy k takovým předpisům i těmto Pravidlům, a v případě potřeby jsou sdělována upřesnění a vysvětlení na lektorských dnech Společnosti, nebo písemně e-mailem.

Doba zpracování Údajů

Naše Společnost přitom minimalizuje dobu, po kterou Údaje uchovává, a to zejména ve snaze omezit možnost jejich zneužití, vědoma si jejich významu pro Vás a ochranu Vašich práv.

V případě povinnosti archivovat některé Údaje nebo v případě povinností vůči klientům Společnost Údaje zpracovává po určenou dobu, a to zásadně do 3 let od poskytnutí Údajů.

Pravidla a práva s ohledem na neprověřování totožnosti

Pokud pracujeme s Údaji, které nevyžadují prověření Vaší totožnosti (např. e-mail bez další informace), Společnost není oprávněna vyžadovat a zpracovávat další informace za účelem ověření Vaší identifikace. Neurčí-li právní předpis jinak, nejsou pak s ohledem na to nejsou pro Údaje použitelná ustanovení čl. 15-20 Nařízení o právu na přístup k Údajům, právu na opravu a výmaz Údajů, právo na omezení zpracování, oznamovací povinnosti ohledně opravy nebo výmazu Údajů nebo omezení zpracování a právo na přenositelnost Údajů. Podobně jsou omezena práva v případě, že právním základ zpracování Údajů je jiný než Váš souhlas a právní předpis Vám přitom dané oprávnění v takovém případě výslovně nestanoví, na rozdíl od obecné normy.

Výjimkou jsou situace, kdy s ohledem na výkon Vašich práv dodatečné Údaje bez vyžádání naší Společnosti poskytnete, kdy budou příslušná ustanovení Nařízení a odpovídající ustanovení Zákona aplikována v nutném rozsahu.

Přehled základních práv, která máte s ohledem na Údaje

Ve vztahu k Vašim osobním Údajům máte následující práva:

Tato výše uvedená práva máte u Údajů, kde by byla zjišťována Vaše identita, resp. u jiných Údajů, pokud  tak stanoví-li Nařízení nebo Zákona pro takové ostatní Údaje.

Odvolání souhlasu

Výslovně udělený souhlas se zpracováním Údajů můžete odvolat, a to částečně s ohledem na některé Údaje nebo užití, nebo celkově. S ohledem na to je možné, že nebude možno Vám následně poskytovat některá taková plnění, pro které jsou příslušné Údaje  nutnou podmínkou jejich poskytnutí. V tomto ohledu se Společnost ale snaží minimalizovat takové spojení a svá plnění Vám poskytovat komfortně v maximální možné míře.

Souhlas lze odvolat e-mailem na adrese uvedené v sekci Kontakty těchto Pravidel, nebo prostřednictvím správce, který nám odvolání souhlasu sdělí a my neprodleně učiníme příslušné kroky.

Společnost upozorňuje, že odvoláním souhlasu nebo odregistrací nedojde k výmazu Údajů za období před doručením souhlasu Společnosti. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování Údajů vycházejícího ze uděleného souhlasu v rozsahu jeho využití před jeho odvoláním.

Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Údajů, které Společnost zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas, jako je zpracování nutné pro splnění smlouvy nebo právní povinnosti Společnosti (a správce) či z jiných důvodů tak, jak jsou stanoveny v těchto Pravidlech a v příslušných platných právních předpisech.

Změna, oprava a doplnění Údajů

Některé Údaje mohou být přiřazovány zařízení, z nějž se připojujete na stránky Společnosti, zasíláte e-mail apod; tyto Údaje budou z Vaší strany vůči Společnosti měněny automaticky na základě volby elektronického zařízení nebo internetového připojení.

Případná komunikační e-mailová adresa je měnitelná vždy, pokud má být dále používána ze strany Společnosti. Po sdělení, aby Společnost danou e-mailovou adresu nepoužívala a bez sdělení náhradní e-mailové adresy komunikace ze strany Společnosti zásadně skončí.

Přístup k Údajům

Stanoví-li tak s ohledem na Údaje Nařízení nebo Zákon, máte právo na potvrzení, zda jsou Údaje zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, máte právo na přístup k nim, není-li vyloučeno Nařízením nebo Zákonem. Pokud Údaje zpracováváme pro klienta jako správce, informaci Vám zásadně poskytne správce. Pokud již Údaje byly zlikvidovány (zejména po ukončeném kursu, assessment centru apod.), budete informováni o tom, že takové Údaje nejsou.

Právo na omezení zpracování Údajů

Společnost respektuje právem Vám dané oprávnění podat žádost o omezení zpracování Údajů a svou povinnost takové žádosti vyhovět. Jednalo by se zejména o situace uvedené v čl. 18 odst. 1 Nařízení, tedy protiprávně zpracovávané Údaje, kdy odmítnete výmaz těchto Údajů, nepřesné Údaje, Údaje, které již Společnost nepotřebuje, ale Vy je potřebujete pro určení  výkon a obhajobu svých nároků.

Takovou žádost prosím zasílejte na e-mail uvedený v sekci Kontakty těchto Pravidel.

Vznesení námitek a stížností

Máte právo vznést  námitku nebo stížnost proti zpracování v případech, kdy to určuje právní předpis nebo dle rozhodnutí Společnosti i jindy, kdy se domníváte, že zpracování není prováděno řádně; Společnost na takovou námitku nebo stížnost bude  reagovat a v případě jakéhokoli zjištění porušení povinností okamžitě zjedná nápravu stavu.

Máte také s ohledem na zpracování Údajů prosím právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů v Praze; tento úřad je přitom činný i v dalších případech dle Nařízení, Zákona a dalších právních předpisů.

Právo na přenesení Údajů

V případech, kdy tak určuje s ohledem na dané Údaje Nařízení nebo Zákon, máte právo na přenesení Údajů, tj. poskytnutí Vašich Údajů a možnost jejich předání subjektu, kterému jej budete chtít předat.  Toto zásadně prosím uplatňujte vůči správci, pro nějž Společnost údaje zpracovává.

Tato přenositelnost Údajů se netýká odvozených údajů, a Údajů, které Společnost získá analýzou a zpracováním Vámi zadaných Údajů. Přenositelnost dat bude v dostupné míře zajištěna přístupem do rozhraní, z nějž budete schopni příslušné Údaje stáhnout, a to ve standardním, strojově čitelném formátu. Některé Údaje jsou uchovávány pouze po dobu Vašeho pobytu na internetu a po ukončení užití jsou vymazána. Takové Údaje není možno následně přenášet.

S ohledem na minimální dobu, po kterou zpracovává Společnost Údaje, na ruční a ústní zpracování Údajů prosím očekávejte, že takto dostupné Údaje budou limitované.

Ochrana Údajů před zneužitím

Společnost zajišťuje technickými prostředky Údaje proti zneužití ze strany třetích osob, kdy Údaje jsou zásadně likvidovány okamžitě poté, co jsou užity v rámci prováděného úkonu. Delší archivace může být dána smluvním požadavkem dle smlouvy s klientem, nebo zákonnou povinností archivace.

Společnost Údaje šifruje, ukládá na cloud, resp. zajišťuje přístup k elektronickým zařízením na základě zalogování Příjemce, použitím jména a šifrovaného hesla.

Písemné dokumenty jsou ukládány do uzamčených skladovacích prostor, kdy celý prostor Společnost je za zvláštními, zavřenými dveřmi, otvíranými zaměstnancem nebo jiným Příjemcem přítomným v prostorách Společnosti. V případě, kdy prostory Společnosti opouští poslední přítomná osoba, jsou zabezpečeny alarmem, který je vypínán po příchodu první osoby. Osoby přítomné v prostorách Společnosti jsou v případě zaměstnanců zapisovány do knihy příchodů s ohledem na plnění pracovně právních povinností. Jiné osoby se účastní kursů a akcí a v prostorách Společnosti /zasedací místnost, Reprezentační sál/, ale nemají přístup do kancelářské části prostor, nebo v případě, že se v něm výjimečně nacházejí, je to za přítomnosti zaměstnance Společnosti.

Do archivu dokumentů mají přístup určení zaměstnanci Společnosti, a tento je s ohledem na dokumenty obsahující Údaje uzamčen. O likvidaci papírových dokumentů se při likvidaci vede protokol, elektronická komunikace je šifrovaná, pod přístupovými hesly.  Přístupová hesla jsou zaměstnanci povinni měnit periodicky, a to jednou za 6 měsíců.

V případě, že by došlo k odcizení jakéhokoli elektronického přístroje, který je ve vlastnictví společnosti nebo přístroje, na němž mohou být Údaje, nebo předmětu, kde jsou umístěny Údaje (např. brašna), je Příjemce povinen takovou událost hlásit zaměstnanci uvedeného ve vnitřních předpisech (a to v Interní směrnici CENTRA DOHODY, s.r.o. o ochraně a zpracování osobních údajů).

Společnost dále upozorňuje, že byť žádné technické řešení není naprosto imunní vůči případnému zneužití informací včetně Údajů, byly podniknuty a jsou kontrolovány kroky, aby takové zneužití bylo vyloučeno do maximální možné míry. Společnost technické řešení zabezpečení kontroluje, optimalizuje, a v případě podezření z porušení zabezpečen technického i jiného řešení ochrany, nebo v případě prokázání porušení zabezpečení, informuje příslušné orgány a / nebo i Vás dle svých právních povinností, jak je uvedeno v těchto Pravidlech a v právních předpisech.

Prosíme Vás, abyste si Vámi případně zadané elektronické Údaje, jako je jméno nebo heslo pečlivě chránili, stejně jako užívali vhodnou a zabezpečenou e-mailovou schránku a měnili heslo k ní.

Podezření ze zneužití Údajů

Pokud máte podezření, že došlo nebo by mohlo dojít ke zneužití Vámi poskytnutých Údajů, prosíme kontaktujte naši Společnost na e-mailové adrese uvedené v sekci Kontakty těchto Pravidel.

Pokud Společnost bude mít podezření, že došlo k narušení zabezpečení Údajů, bude Vás o tom v případech stanovených Nařízením a / nebo Zákonem informovat.

Pokud bude mít Společnost podezření, že došlo k porušení zabezpečení Údajů, bude bez zbytečného odkladu informovat dozorový orgán, vyjma případu, kdy je nepravděpodobné, že by porušení mohlo  mít za následek riziko pro práva a svobody fyzických osob a v případě, že by porušení mohlo mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, bude bez zbytečného odkladu Společnost informovat i Vás.

Zapomenutí

Možnost požádat o výmaz, neboli zapomenutí Údajů lze na e-mailu uvedeném v sekci Kontakty těchto Pravidel nebo osobně.

V takovém případě si dovolujeme Vás upozornit, že dojde k výmazu Údajů, které jsou uvedeny v čl. 17 Nařízení nebo u nichž povinnosti výmazu stanoví Zákon. Zejména jde o Údaje, které nadále nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo zpracovány, po odvolání Vašeho souhlasu neexistuje právní důvod pro další zpracování, po vznesení námitek proti zpracování Údajů neexistuje oprávněný důvod pro další zpracování, Údaje byly zpracovány protiprávně nebo výmaz požaduje právní předpis Evropské unie nebo České republiky, resp. jiného relevantního státu.

Marketingová sdělení Společnosti

Společnost Vám bude v případě Vašeho výslovného souhlasu a nikoli automaticky na základě těchto Pravidel na Váš případně registrovaný e-mail zasílat sdělení týkající se novinek ohledně Společnosti. Společnost nebude na e-mail zasílat sdělení třetích stran.

Souhlas se zasíláním jakýchkoli sdělení ze strany Společnosti, nebo jejím prostřednictvím, můžete kdykoli odvolat a to přímo ze zasílané zprávy.

Sdělování Údajů třetím stranám

Údaje jsou nebo mohou být předávány klientovi Společnosti jako správci Údajů. Ujišťujeme Vás, že Vaše osobní údaje nejsou shromažďovány za účelem jejich předání pro zasílání komerčních nebo informativních sdělení třetích osob a Údaje o Vás nejsou třetímu subjektu předávány, není-li to určeno v Nařízení nebo Zákoně.

Jak je uvedeno s ohledem na Příjemce, pokud je Příjemce externí spolupracovník Společnosti, je a bude proškolen s ohledem na Údaje a s nimi bude nakládat s  odpovědností Společnosti tak, jako by s Údaji nakládala Společnost sama.

Kdo vedle Příjemců bude mít přístup k Údajům

Vedle Společnosti a jí určených Příjemců budou mít k Údajům přístup jako zpracovatelé externí technici, kdy tito zajišťují provoz určité technické služby, opravu serverů, zabezpečení našich stránek a zabezpečením uložení Údajů a dalších informací, stejně jako případné veřejnoprávní orgány na základě právního nároku na přístup k takovým Údajům, právní zástupce v případě sporu a určení, resp. obhajoby našich nároků, provozovatelé technického řešení pro profilování a automatické zpracování. Přístup bude mít také Váš partner – klient Společnosti.

Cookies

Společnost neužívá na svých webových stránkách cookies, tedy krátké datové soubory, které vytváří webový server a které jsou ukládány v elektronickém zařízení, na němž užíváte webové stránky, a to prostřednictvím Vámi užívaného webového prohlížeče.

Pokud by se tento stav změnil, budete k souhlasu s užíváním cookies vyzváni při návštěvě našich webových stránek. Nesouhlas s užitím přitom nemá vliv na plnění z naší strany nebo přístup k celému veřejnosti přístupného obsahu našich stránek.

Změna Pravidel

Pokud se naše Společnost s ohledem na další vývoj, rozhodne tato Pravidla měnit, bude o tom informovat na svých stránkách, resp. v e-mailové komunikaci s těmi, na jejichž e-mailové adresy bude psát.

Případné nejasnosti v Pravidlech

Pokud Vám cokoli v Pravidlech není jasné, kontaktujte nás prosím na e-mailu v sekci Kontakty těchto Pravidel, abychom mohli reagovat.

Kontakty

V případě potřeby kontaktujte prosím Společnost na e-mailu jana.trtkova@centumdohody.com, resp. namísto e-mailové komunikace také osobně vůči Příjemcům (který Vás případně odkáže na konkrétní osobu jiného Příjemce nebo na advokáta a sdělí Vám její kontaktní údaje).  Prosíme, abyste v takovém případě Váš dotaz sdělili pokud možno přehledně a jasně, a uvedli a v případě, že píšete z e-mailové adresy také to, na jakou e-mailovou adresu s Vámi má být komunikováno.

V Praze dne 15.5.2018

CENTRUM DOHODY, s.r.o.